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Le Contrôle fiscal des comptabilités informatisées

Note d’information traitant de deux problématiques récentes : 

  • La Piste d’Audit Fiable, dite « PAF »,
  • Le Fichier des Écritures Comptables, désormais connu sous le nom de FEC. 

Ces deux thématiques connaissent actuellement une actualité très dynamique, puisque le contrôle de ces obligations est actuellement dans le viseur de l’Administration fiscale.

I. LA PISTE D’AUDIT FIABLE

Depuis le 1er janvier 2013, les entreprises qui émettent des factures, régies par la règlementation fiscale française, peuvent choisir de les émettre sous format papier ou électronique. 

Cette flexibilité offerte par le législateur s’accompagne toutefois d’obligations supplémentaires pour les sociétés. 

En effet, les entreprises doivent désormais accompagner leur processus de facturation d’une piste d’audit fiable, qui permettra à l’Administration fiscale de vérifier le cycle de vie d’une transaction et de s’assurer de l’absence de fraude.  

Quels sont les risques encourus ? 

Bien qu’en vigueur depuis le 1er janvier 2013, cette obligation nouvelle ne connaissait pas d’application pratique en cours de contrôle (la doctrine administrative relative à son application avait mis près d’un an à être publiée). D’ici à quelques mois, l’Administration fiscale réclamera systématiquement aux contribuables vérifiés la documentation de leur piste d’audit fiable. 

Dans le cas où celle-ci n’aura pas pu être remise à l’Administration fiscale, dans un délai raisonnable, les sociétés se verront notifier un procès-verbal de carence, par lequel seront constatés les manquements aux dispositions relatives à l’archivage fiscal des documents la constituant. 

Ce procès-verbal, sous le visa de l’article L102 B du Livre des Procédures fiscales, sera susceptible de permettre la mise en œuvre de l’article L74, savoir évaluation d’office et fortes pénalités pouvant aller jusqu’à 100% des sommes rappelées. 

Les entreprises devront toutefois essentiellement concentrer leurs efforts sur les flux de facturation fournisseurs qui, en cas de d’irrespect de cette obligation, seront susceptibles d’engendrer une remise en cause totale de la TVA déductible. 

Quel champ d’application pour ces nouvelles obligations ? 

La lecture des textes en vigueur révèle que ces obligations nouvelles, liées à la PAF, concernent à la fois les factures émises et les factures reçues, que ces factures soient éditées sous format papier ou sous format électronique1

Seules deux catégories de factures échappent à la mesure nouvelle, savoir les factures signées à l’aide d’une signature électronique RGS deux étoiles2, ainsi que les factures dématérialisées répondant aux spécifications fiscales. 

Quelles sont les mesures à prendre ? 

Le texte impose désormais, à l’ensemble des entreprises, trois séries d’obligations prenant la forme d’actions à réaliser aux fins de pleine et entière conformité : 

  • Recenser les flux de facturation clients et fournisseurs :

Ces obligations doivent permettre à l’Administration fiscale de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation, depuis son origine (le bon de commande par exemple) jusqu’au paiement et à l’archivage de la facture. 

Cette cartographie des flux de facturations devra permettre d’identifier l’ensemble des documents commerciaux d’amont (contrat, devis, bons de commande, bons de livraison, bons de réception, etc...).

  • Archiver l’ensemble des documents juridiques et commerciaux

Il conviendra également de procéder à l’archivage des documents commerciaux considérés, ainsi que des documents bancaires attestant du règlement. 

Cette phase présentera de nombreuses difficultés relativement à l’authenticité des documents. 

  • Réaliser des tests permanents et documentés afin de s’assurer du caractère véritablement fiable de la piste d’audit. 

Afin d’assurer l’Administration du caractère véritablement fiable de la piste d’audit ainsi mise en œuvre par l’entreprise, cette dernière devra mettre en place des contrôles internes. Sorte de crash tests à présenter à l’Administration, il s’agira de mettre en exergue d’éventuels manquements à ces nouvelles obligations ainsi que les moyens mis en œuvre pour les corriger. 

Les sociétés doivent donc désormais être en mesure de documenter leurs opérations d’achats et de ventes, retraçant ainsi les étapes successives du processus de facturation. 

 

II. LE FICHIER DES ECRITURES COMPTABLES

Depuis le 1er janvier 2014, le contribuable qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit, en cas de contrôle, la présenter à l’Administration fiscale sous forme de fichiers dématérialisés3.

Ce même FEC peut également être sollicité de l’URSSAF dans le cadre de ses contrôles. 

Cette problématique du Fichier des Ecritures Comptables, aujourd’hui bien connue des entreprises, prendra une dimension nouvelle avec l’obligation de transmission du FEC, avec la liasse fiscale, à l’Administration fiscale à compter des exercices clos le 31 décembre 2017

Désormais le Fichier des Ecritures Comptables fera l’objet d’un contrôle annuel et sera donc demain un outil de déclenchement du contrôle. 

De surcroît, dès l’année prochaine, le Livre des Procédures Fiscales sera modifié pour aboutir à un e-contrôle dans lequel l’Administration sollicitera communication du FEC pour conduire ses vérifications depuis le bureau de l’Inspecteur.

La non-conformité du fichier des écritures comptables expose à différentes sanctions, qui peuvent se cumuler :

  • Le paiement d'une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d'une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable (article 1729 D du CGI) ;
  • L'évaluation d'office par l'administration fiscale des bases d'imposition (article L 74 du LPF).

Il devient par conséquent impérieux de s’assurer de la conformité du Fichier des Ecritures Comptables transmis, l’Administration faisant jusqu’alors preuve de tolérance quant à la qualité des fichiers.

Des outils de test des Fichiers des Ecritures Comptables, reprenant les algorithmes de l’Administration, existent et permettent de mettre en évidence les points d’alertes et les anomalies bloquantes de ces fichiers. 

Cette mise à l’épreuve nous paraît aujourd’hui indispensable. 

 

Le 19 octobre 2016,
Stéphane BICHARD


1  BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20 du 18 octobre 2013

2 Ce procédé est à développer et à instaurer au sein des entreprises pour sécuriser les process de facturation. Il est peu onéreux (75 euros l’année environ) et simple à mettre en œuvre (cf. à titre d’exemple http://www.chambersign.fr/certificat-rgs-identite-audacio/index.html).

3 Article L47 A du Livre des Procédures Fiscales



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